La formalisation des travaux d’audit consiste à détailler sur un support (papier, électronique ou autre) les tests d’audit effectués.

Pourquoi j’ai choisi de consacrer un article à ce sujet? Parce que j’ai noté qu’il constitue encore un défi pour beaucoup d’auditeurs (externes et internes).

Alors commençons par le commencement!😊

Pourquoi formaliser les travaux d’audit ? 🤷🏽‍♀️

Eh bien pour plusieurs raisons !

La formalisation est d’une importante CAPITALE en audit car elle permet de:

• Faciliter la revue qui est indispensable à l’obtention de travaux de qualité.
• Assurer la transmission des connaissances au sein de l’équipe: des travaux bien formalisés peuvent être consultés par les nouveaux auditeurs et leur permettre de se familiariser plus aisément avec la méthodologie d’audit de votre organisation.
• Assurer la disponibilité des éléments permanents relatifs à la mission: Des travaux formalisés de manière claire et complète permettent à l’équipe d’audit de disposer d’une base de données, d’un point de départ pour les audits suivants et de ne pas repartir de zéro!
• Documenter la démarche d’audit et l’opinion à laquelle elle aboutit.
• Démontrer que l’auditeur s’est conformé à son obligation de moyens et de fournir des éléments de preuves en cas de mise en jeu de la responsabilité civile de l’auditeur.
• Rendre l’équipe d’audit responsable de son travail.
• Constituer un dossier d’audit … auditable : en audit interne comme externe, les dossiers d’audit font l’objet de revues qualité internes et externes dont l’objectif est de s’assurer que les travaux sont effectués conformément aux normes. La formalisation des travaux participe ainsi de la transparence de la démarche d’audit et facilite le travail d’assurance qualité.

Comment formaliser correctement les travaux d’audit? 🤔

S’il n’y avait qu’une seule chose à retenir de ce post, je suggère que ce soit le principe suivant, tiré de la norme ISA 230, mais tout aussi valable en audit interne:

« La documentation d’audit doit être suffisante pour permettre à un auditeur expérimenté, n’ayant eu aucun lien antérieur avec la mission d’audit, de comprendre ce qui a été réalisé, par qui et pourquoi.« 

Norme ISA 230

De manière plus pratique il s’agit de:

1. Documenter TOUS les travaux

L’obligation de documentation porte sur TOUS les travaux, depuis la phase d’acceptation de la mission, jusqu’au rapport, y compris les discussions significatives avec la direction.

La documentation concerne également les difficultés majeures rencontrées dans la mise en œuvre des travaux d’audit.

De manière pratique, il s’agit de:

• Prévoir un document de travail distinct pour chaque test. Bien que plusieurs tests puissent être formalisés dans le même document, il est recommandé de prévoir un document pour chaque test/diligence, destiné à adresser un risque particulier. Cela facilite le lien entre les travaux effectué et les risques identifiés lors de la planification de l’audit.
• Indiquer dans chaque document de travail les objectifs, la description ainsi que les conclusions des tests effectués, le nom des auditeurs en charge des travaux/de la revue, la date des travaux/de la revue.

2. Présenter de manière détaillée les tests effectués

A titre d’exemple, pour un test de détail portant sur des factures, la présentation détaillée des tests consistera à indiquer pour chaque facture sélectionnée:

• ses références
• les constats effectués au terme de chacun des contrôles mis en œuvre,
• les clarifications éventuelles obtenues et
• la conclusion quant au caractère satisfaisant ou non des contrôles.

Il s’agit également d’expliquer la méthode retenue pour la sélection de l’échantillon utilisé dans le cadre des travaux.

3. Documenter de manière complète les travaux

Cela implique de conserver dans le dossier d’audit, une copie des éléments probants pertinents.

Ces éléments sont nécessaires d’une part à la compréhension des travaux (contrat d’emprunt utilisé pour le recalcul des charges intérêts par exemple) et d’autre part à la justification des anomalies constatées (copie d’une facture mal comptabilisée).

4. Élaborer les documents de travail sans délai

Un auditeur professionnel élabore ses documents de travail, au fur et à mesure des travaux.

Reporter l’élaboration des papiers de travail, c’est prendre le risque de:

• ne jamais les terminer,
• soumettre à la revue des travaux incomplets,
• porter ainsi préjudice à la qualité du dossier d’audit et des rapports, etc.

Points additionnels à retenir

En mettant en œuvre vos travaux, vous devez en permanence vous demander, si leur documentation est suffisante pour permettre à un auditeur expérimenté, n’ayant eu aucun lien antérieur avec la mission d’audit, d‘aboutir aux mêmes conclusions que vous.

Si vous n’êtes pas en mesure de répondre un OUI franc à cette interrogation, alors un effort de documentation supplémentaire reste à faire !😊

Enfin, retenons, que:

• seuls les documents finaux ayant servi de base à la formulation de l’opinion doivent être conservés dans le dossier d’audit
• bien que le dossier d’audit ne doive contenir que la documentation qui est pertinente il vaut mieux (à mon avis) trop de documentation pas assez !
• le dossier d’audit doit, conformément à la norme ISA 230, être finalisé dans les 60 jours suivant la date du rapport d’audit final. Cette norme me paraît également transposable dans le contexte de l’audit interne.

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