La réunion de démarrage est encore appelée Kick-off meeting, réunion de cadrage ou réunion de lancement et marque le début des travaux de terrain en audit interne et externe.

Pourquoi un kick-off meeting?

Comme son nom l’indique, la réunion de lancement de mission intervient généralement en début de mission (le premier jour) et a pour objectif de marquer le début officiel des travaux d’audit.

Elle est importante car elle permet de:

• présenter l’équipe d’audit ainsi que celle du client
• rappeler les objectifs et le périmètre de la mission définis dans la lettre de mission
• prendre connaissance des faits marquants de la période auditée
• discuter des aspects pratiques relatifs à la mission.

Les intervenants de la réunion de démarrage

Compte tenu des objectifs énoncés ci-dessus, la réunion de lancement doit, pour être utile, avoir lieu en présence des parties prenantes suivantes:

• les membres de l’équipe d’audit: La réunion se déroule généralement sous leur lead et leur permet de donner le ton du reste de la mission.
• le commanditaire de la mission ou son représentant: leur présence n’est pas indispensable, mais peut se révéler utile.
• le dirigeant de l’entité auditée: il peut s’agir du directeur général ou de son représentant
• les managers et le personnel-clé concernés par l’audit: leur présence est indispensable puisqu’ils seront les principaux interlocuteurs de l’équipe d’audit.

Comment réussir une réunion de démarrage?

Pour réussir une réunion de lancement de mission, il vous faut:

💎 Préparer un agenda détaillant les points que vous souhaitez aborder y compris les questions identifiées au cours de vos travaux préliminaires et que vous souhaitez adresser à cette étape.

💎 Informer à l’avance les audités: La réunion de lancement est certes habituelle, mais elle ne va pas de soi! Vous devez donc informer votre client de la date et de l’heure auxquelles vous souhaitez la tenir, demander à ce dernier de vous confirmer sa disponibilité et lui communiquer l’agenda de la réunion.

💎 Etre courtois: la réunion de lancement donne le ton du reste de la mission. Montrez-vous donc avenant afin d’instaurer un climat de collaboration agréable avec les audités dès le premier contact.

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