Coopération - Collaboration - Partenariat

6 qualités fondamentales des auditeurs pro

L’audit est généralement perçu ou vécu comme un métier difficile, fait par des personnes foncièrement méchantes, qui prennent plaisir à chercher la petite bête et parfois même à faire du mal aux autres!

Si cette perception existe, c’est parce que la plupart des auditeurs se focalisent sur les compétences techniques, sans y ajouter les qualités interpersonnelles (soft skills) nécessaires pour permettre aussi bien à l’auditeur qu’aux audités de bien vivre la mission d’audit et d’en tirer le maximum d’avantages.

Découvrez dans la suite de cet article les 6 qualités fondamentales des auditeurs qui réussissent et s’épanouissent dans le métier, même face à des clients « difficiles ». 

1. Le contact humain ou aisance relationnelle

Le dénominateur commun à l’ensemble des techniques d’audit existantes (revues documentaires, entretiens, observation, etc.) est qu’elles nécessitent une maîtrise du contact humain.

En effet, bien qu’étant basés sur des éléments factuels, les opinions et conseils de l’auditeur nécessitent une bonne compréhension des processus à auditer, des événements survenus ainsi que des perspectives de l’organisation, toutes choses qui requièrent une collaboration active des audités pour la fourniture des informations. Cela implique donc que l’auditeur parvienne à établir avec ces derniers une relation de confiance mutuelle, les incitant à collaborer volontairement avec lui.

Il est donc important de ne pas adopter une attitude agressive de « gendarme » ou hautaine de « contrôleur ». Il convient plutôt, tout en demeurant objectif dans l’analyse des informations obtenues, de:

  • se montrer avenant et bienveillant,
  • sourire,
  • témoigner du respect ainsi que de la considération pour les audités et pour leur travail,
  • montrer de l’empathie vis-à-vis de leurs difficultés éventuelles.

Il arrive ainsi souvent que des travaux d’audit soient retardés en raison du manque de collaboration des audités ou que les résultats de l’audit soient mal perçus voire ignorés parce que l’auditeur n’a pas su faire preuve de la bonne attitude.  Parvenir à établir un bon contact avec les audité afin d’obtenir leur pleine coopération est donc indispensable à l’atteinte des objectifs de l’audit.

L’idée n’est cependant pas d’adopter une attitude doucereuse ou manipulatrice afin de soutirer des informations aux audités dans le but de les piéger, mais plutôt d’instaurer une relation professionnelle honnête, cordiale et empreinte de respect mutuel.

2. L’esprit critique

L’esprit critique est l’une des qualités de base que doit démontrer l’auditeur dans le cadre de ses missions. C’est une attitude qui consiste à ne pas prendre pour parole d’évangile les informations obtenues des audités et à les vérifier, les challenger ou les corroborer avant toute utilisation dans le cadre des travaux d’audit. Il s’agit donc pour l’auditeur de faire preuve de scepticisme professionnel, de questionner (systématiquement) les informations obtenues et de les analyser en partant du postulat qu’elles pourraient être inexactes ou contenir des erreurs ou omissions. Cette attitude est indispensable à la mise en œuvre des missions d’audit, en particulier dans le cadre des missions d’assurance afin de garantir que les conclusions auxquelles aboutit l’auditeur sont fondées sur des éléments réels et véridiques.

En effet, l’absence de scepticisme professionnel ou d’esprit critique amène l’auditeur à avoir une confiance aveugle en l’audité et peu ainsi le conduire  à fournir une opinion erronée, remettant ainsi en cause ses compétences et sa crédibilité.

L’esprit critique doit cependant être mis en œuvre avec tact sans heurter la susceptibilité des audités. Répondre « c’est faux » ou « je ne vous crois pas » à un audité n’est sans doute pas une très bonne idée car cela aura pour seule conséquence de le frustrer et de le conduire à se braquer voire à rejeter les conclusions et recommandations de l’audit.

A la place, il semble plus approprié de répondre par exemple « Je comprends l’information que vous venez de me fournir mais je vais effectuer quelques vérifications et je reviendrai vers vous si j’ai de nouvelles questions. » ou « pouvez-vous me fournir un document supportant cette affirmation ?» ou encore « j’ai eu connaissance de tel document ou j’ai reçu telle information qui semble en contradiction avec l’information que vous venez de me donner. A votre avis, à quoi cela peut-il être dû ? ». L’avantage de ces formulations est qu’elles permettent à l’auditeur de remettre en cause les informations reçues de l’audité sans pour autant heurter son égo ou déclencher un conflit inutile.

3. L’esprit de synthèse

Auditer consiste à demander, recevoir et analyser une grande quantité d’informations de types variés et provenant de sources diverses. L’auditeur parvient à relever ce défi en adoptant une démarche structurée et méthodique, mais surtout en développant un esprit synthétique lui permettant de traiter l’ensemble des informations obtenues, d’identifier les priorités, de les hiérarchiser afin de ne retenir que l’essentiel.

Par ailleurs, les conclusions de l’audit constituent le produit fini permettant aux audités ainsi qu’aux commanditaires de la mission d’apprécier le travail de l’auditeur ainsi que l’atteinte des objectifs assignés à l’audit. L’auditeur doit donc apporter un soin particulier à leur élaboration et les présenter de manière à permettre au lecteur du rapport d’audit ou du document de synthèse de comprendre les points d’audit sans recourir à des explications complémentaires. Cela nécessite donc également de l’auditeur une bonne capacité de synthèse associée à de bonnes aptitudes rédactionnelles, lui permettant de regrouper et de présenter ses points d’audit de manière cohérente, harmonieuse, compréhensible et par ordre d’importance. De manière générale, il est recommandé qu’un point d’audit soit clair, précis et concis et comporte au minimum les rubriques suivantes, afin de faciliter sa compréhension :

  • Le constat effectué, formulé de manière factuelle,
  • L’impact du constat sur le processus audité : il peut s’agir d’un impact effectif ou d’un risque potentiel,
  • La recommandation de l’auditeur ou sa conclusion.

Tel que décrit, l’esprit de synthèse semble relever davantage du savoir-faire. Il comporte cependant une part non-négligeable de savoir-être qu’il importe de cultiver.

4. La curiosité et la flexibilité

La curiosité est indispensable pour permettre à l’auditeur de partir à la découverte d’activités, de métiers ou de processus qu’il ne connaît pas, mais qu’il a l’obligation de comprendre afin d’effectuer un audit efficace.

Par ailleurs, le quotidien d’un auditeur est fait d’une multitude de dossiers à gérer parfois simultanément. Il faut donc pouvoir passer d’une problématique à une autre ou d’un client à l’autre, sans transition. L’auditeur doit pour cela développer un esprit très flexible, capable de mener à bien cette gymnastique intellectuelle.

Il doit en outre pouvoir s’adapter à différents environnements de travail et à la personnalité de ses interlocuteurs. Ainsi, lorsqu’il débarque dans une entreprise ou au sein d’un processus où il est missionné, l’auditeur peut être bien accueilli. Mais parfois, les choses sont plus compliquées car il y a des réticences, d’où l’importance de pouvoir s’adapter à ces situations en adoptant une attitude ouverte ainsi qu’une méthode de communication appropriées.

L’auditeur doit aussi être capable d’adapter son discours puisqu’il est amené à interagir avec différents interlocuteurs, du magasinier au directeur général. Flexibilité et ouverture d’esprit sont donc essentielles afin de s’adapter aux particularités des clients de l’audit. (Inspiré de www.monster.fr).

5. Le sens de la communication

Comme indiqué plus haut, auditer consiste à recevoir et analyser des informations dans le but d’émettre une opinion et/ou des recommandations sur un processus ou une entité. La première compétence en communication de l’auditeur consiste donc en l’écoute car Il importe d’être attentif aux explications et réponses fournies par l’audité afin d’en tirer le maximum d’informations et d’approfondir sa compréhension de l’entité et de son environnement. L’écoute est également importante car c’est elle qui permet d’obtenir la plupart des informations « informelles », certes pas toujours utiles, mais qui peuvent se révéler pertinentes dans l’orientation à donner aux travaux d’audit.

Par ailleurs et même si l’audit s’attache de plus en plus à mettre en évidence les points forts, il faut reconnaître qu’une grande partie du métier d’auditeur consiste à identifier les défaillances éventuelles des différents processus. Auditer revient donc souvent à relever ce qui ne va pas et à le communiquer aux clients de l’audit. Et cette communication peut se révéler délicate dans la mesure où la critique, même constructive, est parfois difficile à accepter aussi bien par les audités et que par les commanditaires de l’audit. L’auditeur doit alors faire preuve de beaucoup de tact afin de réussir à faire passer des messages parfois difficiles. Le choix des mots, du ton utilisé et des canaux de communication peut alors se révéler important.

Un autre élément important dans la communication avec les audités concerne le respect de la ligne hiérarchique interne de l’entité ou du processus audité : Discuter d’une anomalie comptable avec le Directeur général avant d’en informer le comptable et le Directeur Financier peut ainsi générer des tensions inutiles entre auditeurs et audités et entraver la bonne marche de la mission en cours ou des missions suivantes.

Une bonne communication est également nécessaire au sein même de l’équipe d’audit car elle permet de garantir une bonne coordination et de travailler efficacement, en permettant par exemple à tous les membres de l’équipe d’avoir une bonne compréhension des enjeux de l’audit, des risques significatifs identifiés, des réponses à ces risques, des contraintes (délais ou autres), de leurs objectifs respectifs, etc. Elle permet également d’éviter par exemple les chevauchements (deux collaborateurs travaillant parallèlement sur une même problématique), les duplications de demandes (redemander un document déjà fourni par le client à un autre membre de l’équipe), etc. Il est donc important que les membres de l’équipe d’audit se parlent et cette fluidité dans la communication relève de la responsabilité du chef de mission.

6. Le professionnalisme

De façon générale, agir avec professionnalisme implique d’être compétent, fiable et de faire preuve de respect dans les relations de travail.

Dans le cadre de l’audit, être professionnel implique plus précisément:

  • De tenir dans les délais : l’une des principales contraintes de l’auditeur réside dans les délais souvent limités dont il dispose pour mettre en œuvre ses travaux. L’auditeur, bien que techniquement compétent ne sera pas considéré comme un professionnel s’il est systématiquement dans l’incapacité de tenir les délais qu’il a fixés pour la finalisation de ses travaux
  • D’être respectueux vis-à-vis de l’ensemble des parties prenantes de l’audit (commanditaires, audités, équipe d’audit, experts, autres tiers intervenant dans le cadre de l’audit).
  • D’être honnête, intègre et faire preuve de réserve : l’auditeur se doit d’éviter toute situation susceptible de compromettre son indépendance et son objectivité. Sortir en discothèque avec le directeur financier de l’entité auditée peut ainsi entacher l’intégrité de l’auditeur ou la perception qu’on les autres de son intégrité. Il en est de même des altercations avec le personnel du client, qu’elles qu’en soient les raisons.
  • De respecter le secret professionnel: l’auditeur qui ne protège pas ou qui divulgue les informations de son clients peut se voir reprocher son manque de professionnalisme et même encourir des sanctions.
  • D’avoir une tenue vestimentaire décente et correcte ainsi qu’une bonne hygiène: Bien que l’habit ne fasse pas le moine, il contribue cependant à le reconnaître. L’auditeur se doit donc d’adopter une tenue vestimentaire propre, sobre, décente et fonctionnelle. Il doit par ailleurs entretenir une bonne hygiène corporelle.

L’attitude professionnelle permet entre autres à l’auditeur de se bâtir une excellente réputation et d’inspirer le respect aussi bien de l’audité que de sa propre hiérarchie.

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4 comments on this post

    Christian

    grand merci pour cet article Eunice
    concernant l’esprit critique que doit développer l’A, pourriez vous dire comment en développer bien que cela émane de chacun.
    merci

    Répondre

      Eunice SALLOU

      Merci à vous Christian! Pour développer son esprit critique il faut juste garder à l’esprit que toutes les informations qui nous sont données doivent être remises en cause et questionnées. Il faut donc faire de ce process de vérification et de questionnement systématique, un réflexe! 🙂

      Répondre

    Olive Nicole TAOFIQUE

    Cet article est vraiment riche, c’est le tout-en-un.
    Merci beaucoup Eunice.

    Répondre

      Eunice SALLOU

      Merci Olive! 🙂

      Répondre

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