Les deux dernières composantes du contrôle interne selon le COSO sont le monitoring d’une part, et l’information et la communication d’autre part. Pendant longtemps, j’ai eu du mal à appréhender ces deux composantes qui m’ont souvent paru confuses et accessoires par rapport aux autres … Mais ça, c’était avant ! 😉

Je vous propose donc dans cet article qui est le dernier de la série consacrée à l’évaluation du contrôle interne, une explication simple du contenu de ces deux composantes et de leur rôle, de même que des indications pratiques pour faciliter leur évaluation. Vous retrouverez également les liens vers les autres articles de la série à la fin de celui-ci.

Information et communication – Contenu clé

La composante information et communication du contrôle interne comporte deux aspects essentiels :

• Le premier (l’information) concerne la qualité de l’information qui est produite par le système d’information de l’organisation. Une information de qualité permet en effet au management de prendre, en temps opportun, des décisions appropriées concernant la gestion et le contrôle des activités de l’organisation. Elle permet également la production de rapports financiers fiables. Les mécanismes de contrôle interne en place doivent donc permettre la production d’une information de qualité.
• Le second (la communication) consiste à faire comprendre à toutes les parties prenantes de l’organisation, leurs rôles et responsabilités dans la mise en œuvre d’un contrôle interne efficace. La communication implique par exemple de communiquer aux employés le manuel de procédures de l’organisation et de les former à son utilisation afin qu’ils soient conscients de leurs responsabilités et des attentes de la Direction et du Conseil en matière de contrôle interne. Il s’agit là de la communication interne qui concerne la diffusion de l’information au sein de l’organisation. La communication implique également d’échanger avec les tiers, des informations pertinentes pour ces derniers et pour l’organisation. On parle alors de communication externe.

Le monitoring…. Kesaco ?

Le monitoring ou suivi ou pilotage est comparable à une cuisson au four. 😊

Tout cuistot digne de ce nom sait qu’il ne suffit pas de mettre un gigot au four et de régler température et minuterie pour qu’il cuise tout seul ! Non, il faut surveiller la cuisson et s’assurer que tout se passe comme il faut ; parfois ajuster la température ou même l’arroser, pour être certain qu’il soit à point, ni trop sec ni à moitié cuit ! Que les végétariens me pardonnent ! 😅

De la même manière, le monitoring consiste à mettre en place un mécanisme de surveillance des contrôles pour s’assurer :

• qu’ils fonctionnent comme prévu, et
• qu’ils sont mis à jour au besoin afin de s’adapter aux changements dans l’activité de l’organisation ou dans son environnement.

La Direction met en œuvre ce suivi, grâce deux mécanismes :

• une surveillance continue qui est intégrée directement dans les processus métiers : par exemple, approuver systématiquement les états de rapprochement bancaires constitue une surveillance continue, qui permet de s’assurer qu’ils sont préparés à temps et correctement. La surveillance continue est mise en œuvre par la Direction elle-même ou par les acteurs des deux premières lignes de maîtrise.
• une surveillance ponctuelle qui correspond par exemple aux missions d’assurance effectuées par les auditeurs internes et externes. Ces missions renseignent en effet sur l’efficacité du contrôle interne, mais sont réalisées de manière périodique et avec une étendue ainsi qu’une fréquence variables.

Le monitoring des contrôles est important car :

• il a un rôle incitatif : Savoir que la Direction, les contrôleurs ou les auditeurs surveillent la mise en œuvre des contrôles, encourage les acteurs à les réaliser correctement et à ne pas se laisser aller ! 🤨 Il garantit ainsi la permanence des contrôles.
• Il permet d’identifier les déficiences dans le contrôle interne et de prendre des mesures correctives en temps opportun.

Questionnaire d’évaluation de la composante “Information et communication“

Je vous propose le questionnaire ci-après dont vous pouvez vous inspirer pour l’évaluation de la composante “Information et communication“ du contrôle interne :

1. Toutes les procédures et politiques en vigueur au sein de l’organisation ont-elles été communiquées au personnel et éventuellement aux autres parties prenantes de l’organisation lorsque nécessaire?
2. Des formations ont-elles été dispensées au personnel pour la compréhension et la correcte application des procédures et politiques ?
3. Le personnel nouveau est-il systématiquement orienté par rapport aux procédures et politiques existantes ?
4. Les responsabilités du personnel en matière de contrôle interne sont-elles intégrées à leurs objectifs annuels et prises en compte lors de leurs évaluations ?
5. Le personnel est-il correctement formé à l’utilisation des outils et systèmes informatiques de l’organisation ?
6. Un mécanisme de gestion des connaissances existe-t-il au sein de l’organisation, qui permet de partager les leçons apprises des événements (positifs ou négatifs) avec l’ensemble du personnel et d’en tenir compte pour le futur? Par exemple, les cas de fraude confirmés font-ils l’objet d’une communication adéquate au sein de l’organisation et au besoin vis-à-vis des autorités judiciaires?

Indications pratiques pour l’évaluation du monitoring 

Les procédures suivantes peuvent vous permettre d’évaluer le pilotage des contrôles par le management :

1. Effectuer des entretiens avec le management et les membres du personnel pour :

• comprendre le dispositif mis en place pour le suivi des objectifs et des contrôles
• identifier les indicateurs retenus pour la mesure des objectifs.

2. Vérifier que les indicateurs retenus sont communiqués au management au travers de rapports d’activités périodiques (annuelle, trimestrielle et/ou mensuelle)
3. S’assurer que les activités de la Deuxième ligne de maîtrise sont régulièrement rapportées au management
4. Vérifier que ces indicateurs/Rapports sont systématiquement analysés par le management et que des décisions appropriées sont prises pour corriger les insuffisances observées. Examiner pour cela les comptes rendus de réunions du CODIR ou du conseil d’administration.
5. Vérifier qu’un suivi des recommandations des différents fournisseurs d’assurance (auditeurs internes, auditeurs externes, régulateurs, etc.) est effectué et que des décisions appropriées sont prises par le management et mise en œuvre pour la correction des défaillances éventuelles identifiées.
6. Vérifier que pour chaque décision prises pour l’amélioration du contrôle interne, le management a identifié un ou plusieurs propriétaires d’actions et a effectué un suivi formel de la mise en œuvre des décisions.

Conclusion de la série d’articles

L’évaluation du contrôle interne passe par l’évaluation de ses différentes composantes et la prise en compte de leurs interactions. Cette série d’articles m’a permis de partager avec vous mes connaissances et les résultats de mes recherches (Eh non … je ne sais pas tout!😅 ) sur l’évaluation pratique de chacune des composantes du contrôle interne.

J’espère qu’elle vous permettra d’effectuer des évaluations du contrôle interne plus complètes, de formuler des recommandations plus pertinentes et d’apporter ainsi d’avantage de valeur à votre organisation ou à vos clients.

Et si vous voulez savoir « Comment formuler des recommandations pertinentes ? », c’est une autre histoire que je vous raconterai peut-être bientôt … si vous êtes sages ! 😉

By the way, X=6 ! … Seuls les vrais comprendront ! 😏

J’ai pris énormément de plaisir à écrire cette série d’articles et j’espère qu’elle vous a enrichis autant que moi !  Retrouvez les premiers articles de la série en cliquant sur les liens suivants:

Contrôle interne – Comment l’évaluer ? (Part 1/X) 

Environnement de contrôle – Comment l’évaluer? (1/2)

Environnement de contrôle – Comment l’évaluer? (2/2)

Evaluer le processus d’évaluation des risques

Activités de contrôle – Comment les évaluer?

A très vite ! 🤗